Инструкция пользователя по реестру договоров
Материал из Справочная система веб-портала государственных закупок Республики Казахстан
ДОГОВОРЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЗАКУПОК
По итогам проведенных закупок, на основании плана государственных закупок, заявки на покупку, данных об объявлении, конкурсной документации, протокола об итогах, в системе формируется карточка договора о государственных закупках на проведение работ, оказания услуг, поставке товаров со статусом «Создан». После заполнения полей в карточке договора, Заказчик утверждает договор, при этом договор публикуется на портале, изменяется статус на «Утвержден» и договор попадает в общий реестр договоров и в реестр договоров Администратора отчетности Заказчика.
После заключения договора между Заказчиком и Поставщиком, Заказчик вносит данные в систему: дату подписания договора, номер договора и т.д.
В системе создание карточки договора способом «Конкурс», «Запрос ценовых предложений посредством электронных закупок», «Конкурс с применением двухэтапных процедур», «Особый порядок» происходит после подведения итогов, проведения закупок на портале. Создание карточки договора способом «Из одного источника», «На организованных электронных торгах», «Через открытые товарные биржи», «Специальный порядок», «Без применения норм Закона», происходит после создания в системе заявки на покупку, на прямую, без проведения закупочных процедур на портале.
Внимание!!! Несколько договоров с разными поставщиками, возможно, создать в системе в рамках одного объявления. Нельзя создать единый договор с одним и тем же поставщиком по результатам 2 и более итогов.
РЕЕСТР ДОГОВОРОВ
Общий реестр договоров до авторизации
Реестр договоров доступен для просмотра до авторизации на портале в разделе Реестры – Договоры. И выглядит следующим образом.
Реестр договоров государственных закупок представляет собой перечень договоров, созданных Заказчиками, представленный в табличном виде. Табличную часть реестра, возможно, сортировать в зависимости от настройки фильтров. Поиск Введите в поле Поиск, название или организационно – правовую форму организации и нажмите кнопку «Применить». Табличная часть реестра договоров будет отсортирована в зависимости от заданных параметров поиска.
ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОИСКА
Фильтр «Тип Договора»
Договоры в системе двух типов: основной договор и дополнительное соглашение. В зависимости от настройки данного фильтра табличная часть реестра будет отсортирована по одному из типов договоров. Выберите необходимый тип договора и нажмите кнопку «Применить».
Фильтр «Способ закупки»
Способов закупок в системе одиннадцать, по каждому из них, возможно, создать договор или дополнительное соглашение. В зависимости от настройки данного фильтра табличная часть реестра будет отсортирована по одному из способов закупок. Выберите необходимый тип договора и нажмите кнопку «Применить».
Фильтр «Статус поставщика»
Статусы поставщика в системе двух видов: победитель и второй претендент. В зависимости от настройки данного фильтра табличная часть реестра будет отсортирована по одному из видов статуса поставщика. Выберите необходимый статус поставщика и нажмите кнопку «Применить».
Фильтр «Статус договора»
Статусов договоров в системе семь.
| СТАТУС | СОБЫТИЕ | |
|---|---|---|
| Создан | В момент создания основного договора. При создании доп.соглашения в момент использования функции «Создать доп. соглашение». | |
| Черновик | При сохранении договора, а момент использования функции «Сохранить». | |
| Утвержден | При утверждении договора, в момент использования функции «Утвердить». Договор опубликован заказчиком на портале. | |
| Исполнен | Сохранена фактическая дата и признак исполнения договора по лотно. | |
| Прекращен | Введены данные в поля раздела «Прекращение действия договора»: «Дата прекращения» и «Основание прекращения». Пункт плана меняется со статусом «Прекращен» и отображением фактически оплаченной суммой по договору. | |
| Изменены итоги | В случае заключения договора со вторым претендентом. | |
| Не заключён | Не внесены данные о регистрации в казначействе, и есть признак заблокирован. Пункт плана не изменяется по сумме. |
В зависимости от настройки данного фильтра табличная часть реестра будет отсортирована по одному из статусов договора. Выберите необходимый статус договора и нажмите кнопку «Применить».
В общий реестр договоров попадают договора по пяти статусом договоров: со статусом «Утвержден», «Исполнен», «Прекращен», «Изменены итоги», «Не заключен».
В разделе Заказчик-Договоры- Мои договоры можно использовать фильтр по всем семи статусам договоров:
Очистить
При нажатии данной кнопки все настроенные фильтры снимаются.
Группировка фильтров
Фильтры, возможно, группировать при настройке, что позволяет быстро найти нужный договор.
Просмотр договоров
Если в поиск ввести номер договора и применить фильтр, то отобразиться интересующий вас договор. Для того что бы просмотреть интересующий вас договор, нажмите на ссылку номер договора.
Откроется дополнительное окно с данными о договоре.
ВВОД В СИСТЕМУ ДОГОВОРОВ ПРОШЛОГО ПЕРИОДА
Ввод в систему договоров по плану государственных закупок 2010 года, проведенных в 2009 году.
Войдите в раздел Заказчик - Годовые планы - План государственных закупок. Найдите пункт плана 2010 года, по которому закупки были проведены в 2009 году, либо создайте новый пункт плана. Подробное описание процедуры создания или редактирования Пункта плана Вы можете найти в Инструкции пользователя по модулю «Планирование», в разделе «План государственных закупок».
В поле «Планируемый срок закупки (месяц)» выберите строку «Прошлый год».
После изменения или создания пункта плана, с выбранной строкой «Прошлый год», в поле «Планируемый срок закупки (месяц)», необходимо создать Заявку на покупку в разделе Заказчик – Заявки на покупку.
Подробное описание процедуры создания Заявки на покупку Вы можете найти в Инструкции пользователя по модулю «Планирование», в разделе «Создание заявки на покупку». В случае если в пункте плана государственных закупок и в заявке на покупку, поле «Год» имеет значение 2010 год, а поле «Планируемы срок закупки (месяц)» имеет значение «Прошлый год», то договор в системе можно создать из Заявки на покупку вне зависимости от Способа закупок.
Внимание!!! Если 2009 году, государственные закупки осуществлялись способом «Запрос ценовых предложений» (БГЗ), то в поле «Способ закупки» при вводе в систему договоров за прошлый период, необходимо выбрать способ «Запрос ценовых предложений посредством электронных закупок».
Подробное описание процедуры создания Договора из Заявок на покупку Вы можете найти в данной инструкции, в разделе «Создание договора».
Ввод в систему договоров по плану государственных закупок 2008 и 2009 годов. Инвестиционные проекты. Закупки, превышающие финансовый год.
Войдите в раздел Заказчик - Годовые планы - План государственных закупок. Создайте пункт плана, по которому закупки были проведены в 2009 году или 2008 году. Подробное описание процедуры создания Пункта плана Вы можете найти в Инструкции пользователя по модулю «Планирование», в разделе «План государственных закупок».
В поле «Тип пункта плана» выберите строку «Закупки, превышающие финансовый год».
В случае выбора «Типа пункта плана», значения «Закупки, превышающие финансовый год», в поле «Год» (год проведения закупок), автоматически станут доступны для выбора значения «2008» и «2009», годы проведения закупок, выберите необходимый Вам год.
После создания пункта плана, с выбранной строкой «Закупки, превышающие финансовый год», в поле «Типа пункта плана», и прошлым годом проведения закупки, необходимо создать Заявку на покупку в разделе Заказчик – Заявки на покупку.
Подробное описание процедуры создания Заявки на покупку Вы можете найти в Инструкции пользователя по модулю «Планирование», в разделе «Создание заявки на покупку».
В случае если в пункте плана государственных закупок и в заявке на покупку, поле «Год» имеет значение менее 2010 год, а поле «Тип пункта плана» имеет значение «Закупки, превышающие финансовый год», то договор в системе можно создать из Заявки на покупку вне зависимости от Способа закупок.
Внимание!!! Если в 2008 и 2009 годах, государственные закупки осуществлялись способом «Запрос ценовых предложений» (БГЗ), то в поле «Способ закупки» при вводе в систему инвестиционных проектов (закупок, превышающих финансовый год), за прошлые периоды, необходимо выбрать способ «Запрос ценовых предложений посредством электронных закупок».
Подробное описание процедуры создания Договора из Заявок на покупку Вы можете найти в данной инструкции, в разделе «Создание договора».
Ввод в систему дополнительных соглашений на 2010 год, для договоров по плану государственных закупок 2009 года, проведенных в 2009 году.
Войдите в раздел Заказчик - Годовые планы - План государственных закупок.
Создайте пункт плана, по которому закупки были проведены в 2009 году и были продлены на 1 квартал 2010 года (Существует дополнительное соглашение, оформленное как приложение к основному договору). Подробное описание процедуры создания Пункта плана Вы можете найти в Инструкции пользователя по модулю «Планирование», в разделе «План государственных закупок».
В поле «Тип пункта плана» выберите строку «Закупки, превышающие финансовый год».
В случае выбора «Типа пункта плана», значения «Закупки, превышающие финансовый год», в поле «Год» (год проведения закупок), автоматически станет доступно для выбора значение «2009», год проведения закупок.
В поле «Способ закупки» выберите строку «Продление договора п. 9, ст. 5 Закона о закупках»
После создания пункта плана, с выбранной строкой «Закупки, превышающие финансовый год», в поле «Типа пункта плана», Способом закупки – Продление договора и прошлым годом проведения закупки, необходимо создать Заявку на покупку в разделе Заказчик – Заявки на покупку.
Подробное описание процедуры создания Заявки на покупку Вы можете найти в Инструкции пользователя по модулю «Планирование», в разделе «Создание заявки на покупку».
В случае если в пункте плана государственных закупок и в заявке на покупку, поле «Год» имеет значение 2009 год, а поле «Тип пункта плана» имеет значение «Закупки, превышающие финансовый год», Способ закупок имеет значение «Продление договора» то договор в системе можно создать из Заявки на покупку при этом созданный договор будет иметь тип договора «Дополнительное соглашение».
После создания договора информацию об основном договоре (Дата, сумма, номер и т.д.) можно ввести в поле «Описание договора». Все остальные поля необходимо заполнять в соответствии с информацией о дополнительном соглашении.
Подробное описание процедуры создания Договора из Заявок на покупку Вы можете найти в данной инструкции, в разделе «Создание договора».
РАБОТА С ДОГОВОРАМИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЗАКУПОК
Предварительная работа с договорами
Договоры государственных закупок находятся в разделе Заказчик – Договоры – Мои договоры
Раздел Договоры представляет собой реестр договоров, созданных Заказчиком, и позволяет работать с договорами государственных закупок.
Реестр договоров государственных закупок выглядит следующим образом:
Функциональные кнопки
В реестре договоров государственных закупок расположены следующие элементы управления:
Добавить
Данная кнопка служит для создания в системе нового договора.
Удалить
Данная кнопка предназначена для удаления созданных договоров. Удалить можно только договор со статусом «Создан».
Формирование договоров государственных закупок
Создание договора способом закупок «Конкурс», «Запрос ценовых предложений посредством электронных закупок», «Конкурс с применением двухэтапных процедур», «Особый порядок».
Войдите в раздел Заказчик – Договоры – Мои договоры.
Нажмите кнопку Добавить.
Выберите способ закупки.
Откроется форма списка подведенных итогов, выбранным способом.
Выберете нужное Вам объявление, по которому закупки завершились и были подведены итоги. Откроется дополнительная форма с перечнем лотов участвовавших в данной закупке.
Что бы создать один договор (один поставщик) на несколько лотов, необходимо проставить флаги в нужных лотах и нажать кнопку «Создать».
Что бы создать один договор для одного лота, необходимо проставить флаг в нужном лоте и нажать кнопку «Создать». Для создания договоров для остальных лотов по этому объявлению, необходимо будет проделать данную процедуру повторно для оставшихся лотов.
Что бы создать отдельный договор на каждый лот при одном поставщике победителе, необходимо проставить флаги в нужных лотах, затем поставить флаг в поле Отдельный договор на каждый лот, и нажать кнопку «Создать».
При любом из вышеописанных вариантов в системе будут созданы договоры. Нажав на ссылку договора, Вы попадете в карточку договора.
Создание договора способом закупок «Из одного источника», «На организованных электронных торгах», «Через открытые товарные биржи», «Специальный порядок», «Без применения норм Закона».
Войдите в раздел Заказчик – Договоры – Мои договоры.
Нажмите кнопку Добавить.
Выберите способ закупки.
Откроется список созданных заявок, выбранным способом.
Необходимо проставить флаги в нужных заявках. Если выбрать одну заявку и нажать кнопку «Создать договор», то в системе будет создан договор с одним предметом договора. Если флаги проставить в нескольких заявках и нажать кнопку «Создать договор» то в системе будет создан один договор с несколькими предметами договора.
При любом из вышеописанных вариантов в системе будут созданы договоры. Нажав на ссылку договора, Вы попадете в карточку договора.
Создание договора по плану государственных закупок 2010 года, проведенных в 2009 году.
Войдите в раздел Заказчик – Договоры – Мои договоры.
Нажмите кнопку Добавить.
Выберите способ закупки.
Откроется список созданных заявок, выбранным способом.
Вам необходимо пройти по ссылке «Закупки за прошлый год».
Отразятся все созданные заявки плана 2010 года, по проведенным закупкам в 2009 году.
Необходимо проставить флаги в нужных заявках. Если выбрать одну заявку и нажать кнопку «Создать договор», то в системе будет создан договор с одним предметом договора. Если флаги проставить в нескольких заявках и нажать кнопку «Создать договор» то в системе будет создан один договор с несколькими предметами договора.
При любом из вышеописанных вариантов в системе будут созданы договоры. Нажав на ссылку договора, Вы попадете в карточку договора.
Создание договоров по плану государственных закупок 2008 и 2009 годов. Инвестиционные проекты. Закупки, превышающие финансовый год.
Войдите в раздел Заказчик – Договоры – Мои договоры.
Нажмите кнопку Добавить.
Выберите способ закупки.
Откроется список созданных заявок, выбранным способом.
Вам необходимо пройти по ссылке «Закупки, превышающие финансовый год».
Отразятся все созданные заявки по инвестиционным проектам, за прошлые года.
Необходимо проставить флаги в нужных заявках. Если выбрать одну заявку и нажать кнопку «Создать договор», то в системе будет создан договор с одним предметом договора. Если флаги проставить в нескольких заявках и нажать кнопку «Создать договор» то в системе будет создан один договор с несколькими предметами договора.
При любом из вышеописанных вариантов в системе будут созданы договоры. Нажав на ссылку договора, Вы попадете в карточку договора.
Создание дополнительных соглашений на 2010 год, для договоров по плану государственных закупок 2009 года, проведенных в 2009 году.
Войдите в раздел Заказчик – Договоры – Мои договоры.
Нажмите кнопку Добавить.
Выберите способ закупки «Продление договора».
Откроется список созданных заявок, выбранным способом.
Необходимо проставить флаги в нужных заявках. Если выбрать одну заявку и нажать кнопку «Создать договор», то в системе будет создан договор с одним предметом договора. Если флаги проставить в нескольких заявках и нажать кнопку «Создать договор» то в системе будет создан один договор с несколькими предметами договора.
При любом из вышеописанных вариантов в системе будут созданы договоры. Нажав на ссылку договора, Вы попадете в карточку договора.
Карточка договора государственных закупок
Функциональные кнопки
В карточке договора государственных закупок расположены следующие элементы управления:
При выборе любого из них необходимо нажать кнопку «Выполнить».
Сохранить
При создании карточки договора, договор имеет статус «Создан». При внесении информации в карточку договора, его необходимо сохранить. Статус договора при этом поменяется на «Черновик». Удалить договор можно только его статус «Создан», Черновик. Договора с иными статусами удалению не подлежат.
Утвердить
После внесения данных в договор и проверки этих данных, договор необходимо утвердить. При этом договор меняет статус с «Черновик» на «Утвержден», публикуется на портале в общем реестре договоров и в реестре договоров Администратора отчетности Заказчика. После утверждения договора, данные в нем не подлежат редактированию, кроме внесения фактических данных, исполнение договора, прекращение договора.
Печатать
Печать карточки договора.
Создать доп. соглашение
Функция используется в случае, если возникла необходимость в дополнительном соглашении к договору.
Договор со вторым претендентом
Функция используется в случае если, по определенным причинам договор не может быть заключен с победителем. В этом случае в системе автоматически создается договор со вторым претендентом, определенным в итогах. Договор с победителем в системе сохраняется, но остается заблокированным и изменению не подлежит.
Вернуться к списку
Возврат в список договоров.
Закладки
Закладка «Общее»
В закладке «Общая» размещается общая информация о договоре.
| Наименование поле | Формирование из итогов | Формирование из заявок |
| Номер договора в реестре договоров | Формируется в системе автоматически. Номер записи в реестре состоит из двадцати цифр, где первые двенадцать цифр это регистрационный номер налогоплательщика Заказчика (РНН), последующие две цифры это последние две цифры года, в котором сведения о договоре были включены в реестр договоров и последующие шесть цифр - это порядковый номер записи, присваиваемый в соответствии с нумерацией каждому хозяйствующему субъекту, осуществляемой в пределах календарного года. | Формируется в системе автоматически. Номер записи в реестре состоит из двадцати цифр, где первые двенадцать цифр это регистрационный номер налогоплательщика Заказчика (РНН) последующие две цифры это последние две цифры года, в котором сведения о договоре были включены в реестр договоров и последующие шесть цифр - это порядковый номер записи, присваиваемый в соответствии с нумерацией каждому хозяйствующему субъекту, осуществляемой в пределах календарного года. |
| Номер договора | Заполняется Заказчиком вручную. Необходимо внести регистрационный номер договора, в соответствии с принятыми стандартами Заказчика. | Заполняется Заказчиком вручную. Необходимо внести регистрационный номер договора, в соответствии с принятыми стандартами Заказчика. |
| Наименование документа извещения о проведении гос. закупок | Заполняется автоматически. Данные из объявления. | Заполняется вручную. Наименование документа извещения о проведении гос. Закупок. |
| Номер извещения о проведении государственных закупок | Заполняется автоматически. Данные из объявления. | Заполняется вручную. Номер документа извещения о проведении гос. Закупок. |
| Дата извещения о проведении государственных закупок | Заполняется автоматически. Данные из объявления. | Заполняется вручную. Дата документа извещения о проведении гос. Закупок. |
| Дата заключения договора | Пользователь вносит данные вручную. Необходимо внести дату подписания договора. | Пользователь вносит данные вручную. Необходимо внести дату подписания договора. |
| Дата создания договора | Поле заполняется автоматически. Дата создания карточки договора. | Поле заполняется автоматически. Дата создания карточки договора. |
| Дата последнего изменения записи | Поле обновляется автоматически, в случае внесения изменений в карточку договора. | Поле обновляется автоматически, в случае внесения изменений в карточку договора. |
| Описание договора на государственном языке | Пользователь вносит данные вручную. | Пользователь вносит данные вручную. |
| Описание договора на русском языке | Пользователь вносит данные вручную. | Пользователь вносит данные вручную. |
| Планируемый способ осуществления государственных закупок | Заполняется автоматически на основании протокола итогов, в случае если договор основной. Если доп. Соглашение, поле заполняется в ситеме автоматически способом «Изменение договора (дополнительное соглашение)». | Заполняется автоматически на основании плана ГЗ, в случае если договор основной. Если доп. Соглашение, поле заполняется в ситеме автоматически способом «Изменение договора (дополнительное соглашение)». |
| Фактический способ осуществления государственных закупок | Заполняется пользователем вручную. Если нет изменений то поле дублирует плановый способ. Если по ценовым предложениям было проведено 2 закупки, и обе не состоялись, то Заказчик имеет право закупать из одного источника. Таким образом плановый способ закупки отличается от фактически проведенного в итоге. | Заполняется пользователем вручную. Если нет изменений то поле дублирует плановый способ. Если по ценовым предложениям было проведено 2 закупки, и обе не состоялись, то Заказчик имеет право закупать из одного источника. Таким образом плановый способ закупки отличается от фактически проведенного в итоге. |
| Источник финансирования договора | Заполняется пользователем вручную. Выбор из списка. | Заполняется пользователем вручную. Выбор из списка. |
| Реквизиты документа, подтверждающего основание заключения договора наименование | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Наименование протокола итогов. | Заполняется пользователем вручную. |
| Реквизиты документа, подтверждающего основание заключения договора номер | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Номер протокола итогов. | Заполняется пользователем вручную. |
| Реквизиты документа, подтверждающего основание заключения договора дата | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. Дата документа. | Заполняется пользователем вручную. |
| Код валюты договора | Заполняется пользователем вручную. По умолчанию всегда KZT. | Заполняется пользователем вручную. По умолчанию всегда KZT. |
| Курс валюты | Заполняется пользователем вручную. Если код валюты KZT, то поле не заполняется. Если валюта отличная от KZT, то поле заполняется курсом валюты. Необходимо внести курс валюты договора на дату заключения договора, в случае если договор БГЗ. В случае, если торг был проведен на портале, то курс валюты на дату окончания приема конкурсных ценовых предложений. | Заполняется пользователем вручную. Если код валюты KZT, то поле не заполняется. Если валюта отличная от KZT, то поле заполняется курсом валюты. Необходимо внести курс валюты договора на дату заключения договора, в случае если договор БГЗ. В случае, если торг был проведен на портале, то курс валюты на дату окончания приема конкурсных ценовых предложений. |
| Статус договора | Обновляется автоматически. | Обновляется автоматически. |
| Договор не заключен | Заполняется пользователем вручную, в случае если договор по каким - либо причинам не заключен. Если в поле поставить флаг, то отобразиться список причин не заключения договора. Необходимо выбрать причину. | Заполняется пользователем вручную, в случае если договор по каким - либо причинам не заключен. Если в поле поставить флаг, то отобразиться список причин не заключения договора. Необходимо выбрать причину. |
| Договор исполнен | Обновляется автоматически, в случае если будут внесены данные об исполнении по всем лотам в договоре. | Обновляется автоматически, в случае если будут внесены данные об исполнении по всем лотам в договоре. |
| Договор является доп. соглашением | Обновляется автоматически в случае если договор является доп. соглашением. | Обновляется автоматически в случае если договор является доп. соглашением. |
Закладка «Досрочное прекращение»
В закладке «Досрочное прекращение» размещается информация, в случае если договор досрочно прекращен.
| Наименование поле | Формирование из итогов | Формирование из заявок |
| Причина прекращения договора | Поле заполняется пользователем вручную. Выбор из справочника причины досрочного прекращения договора. | Поле заполняется пользователем вручную. Выбор из справочника причины досрочного прекращения договора. |
| Дата прекращения договора | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание досрочного прекращения договора наименование документа | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание досрочного прекращения договора дата документа | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание досрочного прекращения договора номер документа | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание досрочного прекращения договора Описание документа на государственном языке | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание досрочного прекращения договора Описание документа на русском языке | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
Закладка «Казначейство»
В закладке «Казначейство'»' размещается информация, о регистрации договора в Комитете Казначейства.
| Наименование поле | Формирование из итогов | Формирование из заявок |
| Заявка на регистрацию договора в территориальном подразделении Казначейства номер. | Поле заполняется пользователем вручную. Заполнение для ГУ обязательно. | Поле заполняется пользователем вручную. Заполнение для ГУ обязательно. |
| Заявка на регистрацию договора в территориальном подразделении Казначейства дата. | Поле заполняется пользователем вручную. Заполнение для ГУ обязательно. | Поле заполняется пользователем вручную. Заполнение для ГУ обязательно. |
| Уведомление о регистрации договора в территориальном подразделении Казначейства номер | Поле заполняется пользователем вручную. Заполнение для ГУ обязательно. | Поле заполняется пользователем вручную. Заполнение для ГУ обязательно. |
| Уведомление о регистрации договора в территориальном подразделении Казначейства дата | Поле заполняется пользователем вручную. Заполнение для ГУ обязательно. | Поле заполняется пользователем вручную. Заполнение для ГУ обязательно. |
Закладка «Поставщик»
В закладке «Поставщик» размещается информация о поставщике по договору.
| Наименование поле | Формирование из итогов | Формирование из заявок поставщик резидент | Формирование из заявок поставщик не резидент |
| Наименование юридического лица (ф.и.о. физического лица) Поставщика на государственном языке | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. | Заполняется автоматически на основании данных ИНИС | Заполняется пользователем вручную. |
| Наименование юридического лица (ф.и.о. физического лица) Поставщика на русском языке | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. | Заполняется автоматически на основании данных ИНИС | Заполняется пользователем вручную. |
| Место нахождения (место жительства) Поставщика, адрес | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. | Заполняется автоматически на основании данных ИНИС | Заполняется пользователем вручную. Выбор страны из справочника, далее адрес заполняется вручную. |
| Место нахождения (место жительства) Поставщика, код КАТО | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. | Заполняется автоматически на основании данных ИНИС | Не заполняется. |
| РНН поставщика | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. | Заполняется автоматически на основании данных ИНИС | Заполняется пользователем вручную, если есть у не резидента аналог РНН. |
| БИН поставщика | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. | Заполняется автоматически на основании данных ИНИС | Заполняется пользователем вручную, если есть у не резидента аналог БИН. |
| ИИН поставщика | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. | Заполняется автоматически на основании данных ИНИС | Заполняется пользователем вручную, если есть у не резидента аналог ИИН. |
| Статус поставщика по договору | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. | Заполняется пользователем вручную. Выбор из справочника. | Заполняется пользователем вручную. Выбор из справочника. |
| Телефон поставщика | Заполняется автоматически на основании протокола итогов. | Заполняется автоматически на основании данных ИНИС. | Заполняется пользователем вручную. |
При формировании договора из заявок на покупку, необходимо данные о поставщике вводить, используя запрос в ИНИС или поиск по системе АИИС ЭГЗ, либо если поставщик не резидент, необходимо проставить флаг в соответствующем поле и заполнить поля вручную.
Поставщик Резидент
Введите РНН, БИН или ИНН поставщика в поле. И нажмите кнопку «Найти».
Если данного поставщика нет в системе, будет произведен запрос в ИНИС и заполнены все необходимые поля. Внимание!!! Это может занять некоторое время.
После того как Поставщик будет найден появиться дополнительное поле «Статус поставщика». Необходимо вручную выбрать статус из списка, затем проставить флаг в сточке с нужным поставщиком и нажать кнопку «Выбрать».
Если поставщик уже зарегистрирован в АИИС ЭГЗ, будут заполнены данные из регистрационной формы. Все поля заполнятся автоматически.
Поставщик нерезидент
Проставьте флаг в поле «Поставщик не является резидентом РК».
Откроется форма для заполнения.
Заполните все поля, внесите все необходимые данные о поставщике и нажмите кнопку «Внести данные о поставщике». После этого можно сохранять договор.
Закладка «Заказчик»
В закладке «Заказчик» размещается информация о заказчике государственных закупок.
| Наименование поле | Формирование из итогов | Формирование из заявок |
| Наименование заказчика (на государственном языке) | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Наименование заказчика (на русском языке) | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| РНН Заказчика | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| БИН Заказчика | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
Закладка «Предметы договора»
В закладке «Предметы договора» размещается информация о лотах (предметах договора).
Информационная таблица.
Поля.
| Наименование поле | Формирование из итогов | Формирование из заявок |
| Наименование закупаемых товаров, работ или услуг (на государственном языке) | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Наименование закупаемых товаров, работ или услуг (на русском языке) | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| КПВЭД | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Вид предмета закупок | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Год | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Краткая характеристика (на государственном языке) | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Краткая характеристика (на русском языке) | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Цена за единицу | Заполняется автоматически. | Заполняется вручную. |
| Единица измерения | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Количество, объем | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Сумма по итогам (лотам) | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Сумма предмета договора (лот) исполненная, фактическая | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Место поставки, адрес | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Место поставки, КАТО | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Источник финансирования | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Планируемый срок закупки (месяц) | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Планируемый срок исполнения лота | Заполняется вручную. | Заполняется вручную. |
| Аванс | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Тип закупки | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Основание исполнения работ по лоту наименование документа | Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту. | Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту. |
| Основание исполнения работ по лоту номер документа | Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту. | Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту. |
| Основание исполнения работ по лоту дата документа | Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту. | Заполняется вручную, в случае полного исполнения по лоту. |
Фактические платежи по лоту
В утвержденный договор необходимо вносить фактические платежи по договору, так как на основании этих данных будут собираться регламентные отчеты.
Нажмите кнопку «Добавить платеж». Откроется следующая форма.
| Наименование поле | Формирование из итогов | Формирование из заявок |
| Сумма оплаты | Поле заполняется вручную. Необходимо внести сумму оплаты. | Поле заполняется вручную. Необходимо внести сумму оплаты. |
| Дата оплаты | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести дату оплаты. | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести дату оплаты. |
| Наименование документа | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести наименование документа, основание оплаты. (например счет-фактура) | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести наименование документа, основание оплаты. (например счет-фактура) |
| Номер документа | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести номер документа, основания оплаты. (например номер счет - фактуры 98467) | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести номер документа, основания оплаты. (например номер счет - фактуры 98467) |
| Казахстанское содержание сумма | Заполняется вручную. Сумма казахстанского содержания в данной оплате. | Заполняется вручную. Сумма казахстанского содержания в данной оплате. |
| Казахстанское содержание, % | Заполняется автоматически. Рассчитывается на основании данных внесенных в поле Сумма казахстанского содержания. | Заполняется автоматически. Рассчитывается на основании данных внесенных в поле Сумма казахстанского содержания. |
| Вид предмета закупок | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
Внимание!!! Поля отмеченные красной звездочкой обязательны для заполнения. Если в вашей оплате присутствовал % каз. содержания, но Вы его не указали или указали неправильно, то отчет Казахстанского содержания будет сформирован некорректно.
После внесения данных о платеже нажмите кнопку «Внести данные о платеже».
После того как Вы внесли данные о платеже нажмите кнопку «Сохранить».
Если Предмет договора является товаром или услугой, то платежи проходят по схеме описанной выше.
Если Предмет договора является работой, то в форме добавления платежа появляются дополнительные поля. Так как в состав работ могут входить услуги и товары для осуществления работ, то платежи по ним необходимо заводить отдельно.
Нажмите кнопку «Добавить платеж».
Откроется форма ввода фактических платежей, в которой поле Вид предмета закупок становиться доступно для выбора из справочника.
Если вы производите оплату за Работу, выберите Работа, и заполните только основные поля. Если вы вносите данные за оплату товаров или услуг в рамках этой работы, выберите Услуга или Товар. В форме появятся дополнительные поля для заполнения. Необходимо заполнить дополнительные поля.
| Наименование поле | Формирование из итогов | Формирование из заявок |
| Сумма оплаты | Поле заполняется вручную. Необходимо внести сумму оплаты. | Поле заполняется вручную. Необходимо внести сумму оплаты. |
| Дата оплаты | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести дату оплаты. | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести дату оплаты. |
| Наименование документа | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести наименование документа, основание оплаты. (например счет-фактура) | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести наименование документа, основание оплаты. (например счет-фактура) |
| Номер документа | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести номер документа, основания оплаты. (например номер счет - фактуры 98467) | Поле заполняется вручную. Необходимо ввести номер документа, основания оплаты. (например номер счет - фактуры 98467) |
| Казахстанское содержание сумма | Заполняется вручную. Сумма казахстанского содержания в данной оплате. | Заполняется вручную. Сумма казахстанского содержания в данной оплате. |
| Казахстанское содержание, % | Заполняется автоматически. Рассчитывается на основании данных внесенных в поле Сумма казахстанского содержания. | Заполняется автоматически. Рассчитывается на основании данных внесенных в поле Сумма казахстанского содержания. |
| Вид предмета закупок | Заполняется вручную. | Заполняется вручную. |
| Код КПВЭД | Заполняется вручную. | Заполняется вручную. |
| Наименование товаров, на государственном языке | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Наименование товаров, на русском языке | Заполняется автоматически. | Заполняется автоматически. |
| Краткое описание товаров, работ, услуг на государственном языке | Заполняется вручную. | Заполняется вручную. |
| Краткое описание товаров, работ, услуг на русском языке | Заполняется вручную. | Заполняется вручную. |
| Единица измерения | Заполняется вручную. | Заполняется вручную. |
| Количество, объем | Заполняется вручную. | Заполняется вручную. |
| Цена за единицу | Заполняется вручную. | Заполняется вручную. |
Что бы найти необходимый предмет закупок в КПВЭД, нажмите кнопку «Выбрать», введите в поле интересующее вас слово. Система предложит на выбор все пункты КПВЭД где встречается данное слово.
Выберите необходимую строчку. Поля Код КПВЭД и наименование, заполнятся автоматически.
Внимание!!! Поля отмеченные красной звездочкой обязательны для заполнения. Если в вашей оплате присутствовал % каз. содержания, но Вы его не указали или указали неправильно, то отчет Казахстанского содержания будет сформирован некорректно.
После внесения данных о платеже нажмите кнопку «Внести данные о платеже».
После того как Вы внесли данные о платеже нажмите кнопку «Сохранить».
В случае если Вы обнаружили ошибку во внесенном фактическом платеже, платеж можно удалить и внести правильный.
Внимание!!! Данные введенные в фактические платежи попадают в отчет Казахстанское содержание. После утверждения отчета, данные в отчете сохраняются. Если Вы удалите платеж из договора после утверждения отчета, это приведет к нарушениям, данные в отчете и в договоре будут различны.
Функциональные кнопки
Функция «Сохранить»=
Для того что бы сохранить введенную информацию в договоре, необходимо выбрать функцию «Сохранить» и нажать кнопку «Выполнить». После этого статус договора изменится на «Черновик».
Что бы сохранить введенную информацию о предмете договора необходимо нажать кнопку «Сохранить» в закладке «Предметы договора».
Внимание!!! Перед тем как сохранять договор, необходимо сохранить информацию о предмете договора.
Функция «Утвердить»
При сохранении договора, договор имеет статус «Черновик», и находится только в рабочем месте Заказчика. На данном этапе в договор можно вносить изменения.
После утверждения договора, статус меняется на «Утвержден», публикуется на портале в общем реестре договоров, и менять данные можно только в части фактических платежей по договору.
Для того что бы утвердить договор выберите функцию «Утвердить» и нажмите кнопку «Выполнить».
Функция «Печатать»
Для того что бы распечатать карточку договора необходимо выбрать функцию «Печатать» и нажать кнопку «Выполнить». Откроется дополнительное окно.
Далее карточку договора можно распечатать стандартным способом используемого Вами браузера.
Функция «Вернуться к списку»
Для того что бы вернутся в список договоров, необходимо выбрать в списке функцию «Вернуться к списку», и нажать кнопку «Выполнить». Вы попадете в Ваш реестр договоров.
Функция «Договор со вторым претендентом»
В случае, если, по каким либо причинам договор с победителем государственных закупок не может быть заключен, Заказчик имеет право заключить договор со вторым претендентом по итогам торгов определенным в протоколе итогов.
Для этого необходимо выбрать функцию «Договор со вторым претендентом» и нажать кнопку «Выполнить».
Воспользоваться данной функцией возможно, если договор с первым победителем имеет статус «СОЗДАН».
В системе автоматически будет создан договор государственных закупок со вторым претендентом на основании протокола итогов. Если в договоре было два предмета закупок, у которых единый поставщик победитель, но разные претенденты, то в системе будет создано 2 договора государственных закупок.
При этом первый договор в системе сохраняется, но меняет статус на «Изменены итоги». Новый договор создается со статусом «Создан». После сохранения договора, статус измениться на «Черновик».
Функция «Создать дополнительное соглашение»
Войдите в раздел ''Заказчик - Годовые планы - План государственных закупок.
Создайте пункт плана, на сумму дополнительного соглашения к договору, при условии что существует дополнительное соглашение, оформленное как приложение к основному договору.
Внимание!!!
- В системе требуется формировать только те дополнительные соглашения, которые заключены в части увеличения суммы договора.Причем сумма дополнительного соглашения в системе должна быть равной разнице между итоговыми суммами дополнительного соглашения к договору и основного договора.
- Формирование Дополнительного соглашения в системе в части уменьшения суммы основного договора, изменения реквизитов Заказчика либо Поставщика, сроков поставки и т.п. в виде отдельного договора не требуется.
- Уменьшение итоговой суммы по дополнительному соглашению можно отобразить в виде фактической суммы договора при внесении платежей к договору.
Подробное описание процедуры создания Пункта плана Вы можете найти в Инструкции пользователя по модулю «Планирование», в разделе «План государственных закупок».
Пример: Между Заказчиком и Поставщиком заключен основной договор по которому итоговая сумма основного договора составляет 100000 тенге >> в системе заказчик отображает заключение данного основного договора согласно способу закупок, где итоговая сумма договора будет равна сумме основного договора 100000тенге.
- Если по истечении времени между Заказчиком и Поставщиком заключено дополнительное соглашение в части увеличения суммы договора, в связи с чем итоговая сумма основного договора теперь составляет 150000тенге Заказчик на основе пункта плана способами закупки – Продление договора или Изменение договора создает дополнительное соглашение к основному договору, где сумма пункта плана на основе которого будет создано дополнительное соглашение в системе должна быть равной разнице между итоговыми суммами дополнительного соглашения к договору и основного договора, т.е. 50000тенге = 150000тенге -100000тенге.
- Если по истечении времени между Заказчиком и Поставщиком заключено дополнительное соглашение в части уменьшения суммы договора, в связи с чем итоговая сумма дополнительного соглашения меньше итоговой суммы основного договора >> отображение данного дополнительного соглашения в виде отдельного договора в системе не требуется. Уменьшение итоговой суммы по дополнительному соглашению можно отобразить в виде фактической суммы договора при внесении платежей к договору.
В поле «Способ закупки» выберите строку «Продление договора п. 9, ст. 5 Закона о закупках» или «Изменение договора».
После создания пункта плана, со Способом закупки – Продление договора или Изменение договора, необходимо создать Заявку на покупку в разделе ''Заказчик – Заявки на покупку.
Подробное описание процедуры создания Заявки на покупку Вы можете найти в Инструкции пользователя по модулю «Планирование», в разделе «Создание заявки на покупку».
Затем войдите в основной договор выберете функцию «Создать доп. соглашение» и нажмите кнопку «Выполнить».
Откроется дополнительное окно с заявками, созданными по способу закупок «Продление договора» или «Изменение договора».
Выберите необходимые пункты и нажмите кнопку «Создать».
В системе будет создано дополнительное соглашение к основному договору.
В основном договоре появится ссылка на дополнительное соглашение.
В реестре договоров дополнительное соглашение отобразиться как отдельный договор, с типом договора «Дополнительное соглашение».
В дополнительном соглашении набор полей совпадает с набором полей в основном договоре, за исключением поля «Номер основного договора». Данные о поставщике копируются из основного договора. Пройдя по ссылке, номеру договора вы можете попасть в основной договор.
Функции работы карточки договора государственных закупок
Досрочное прекращение договора
В случае, если договор был заключен между поставщиком и заказчиком, по нему прошли фактические платежи, но по разным причинам, был досрочно прекращен, в системе следует сделать следующее: войдите в свой реестр договоров, найдите нужный договор, заполните вкладку «Досрочное прекращение».
В закладке «Досрочное прекращение» размещается информация, в случае если договор досрочно прекращен.
| Наименование поле | Формирование из итогов | Формирование из заявок |
| Причина прекращения договора | Поле заполняется пользователем вручную. Выбор из справочника причины досрочного прекращения договора. | Поле заполняется пользователем вручную. Выбор из справочника причины досрочного прекращения договора. |
| Дата прекращения договора | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание досрочного прекращения договора наименование документа | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание досрочного прекращения договора дата документа | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание досрочного прекращения договора номер документа | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание досрочного прекращения договора Описание документа на государственном языке | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание досрочного прекращения договора Описание документа на русском языке | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
После заполнения полей, выберите функцию «Сохранить», и нажмите кнопку «Выполнить».
При этом договор сохранится со статусом «Прекращен» и будет недоступен для редактирования.
Исполнение договора
Для того что бы провести закрытие договора, его исполнения по факту, необходимо, после внесения всех фактических платежей по договору по лотно, заполнить поля исполнения во вкладке «Предметы договора».
Для внесения сведений об исполнении договора следует поставить флаг «Предмет договора исполнен», затем заполнить соответствующие поля. После внесения данных нажмите кнопку «Сохранить», во вкладке «Предметы договора».
В закладке «Предметы договора'»' размещается информация, в случае если договор исполнен.
| Наименование поле | Формирование из итогов | Формирование из заявок |
| Основание исполнения работ по лоту наименование документа | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание исполнения работ по лоту номер | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
| Основание исполнения работ по лоту дата | Поле заполняется пользователем вручную. | Поле заполняется пользователем вручную. |
После того как данные об основании исполнения работ будут заполнены по всем лотам в договоре, договор будет автоматически исполнен, в реестре договоров, он изменит статус на «Исполнен», и не будет подлежать редактированию.
Внимание!!! Перед тем как исполнить договор, внимательно проверьте фактические платежи по всем лотам по договору. Исполненные договоры не подлежат редактированию, а данные по фактическим платежам по исполненным договорам автоматически попадают в отчет Казахстанского содержания. Не корректное заполнение фактических платежей по договору приведет к не корректному формированию отчета Казахстанское содержание.
Не заключение договора
В случае если по различным причинам заказчик не может заключить договор с поставщиком победителем, заказчик имеет право заключить договор со вторым претендентом. В случае если заключение договора со вторым претендентом не возможно, в системе необходимо оформить договор как не исполненный.
Для этого, во кладке «Общее», поставьте флаг в поле «Договор не заключен», рядом с полем появиться список причин не заключения договора, необходимо выбрать причину не заключения, выбрать функцию «Сохранить», и нажать кнопку «Выполнить».
При этом договор в системе сохранится автоматически со статусом «Не заключен».
Внимание!!! Не заключение договора возможно только в случае если статус поставщика «Второй победитель».
